Organização do tempo e da agenda jamais foi um tema fácil de lidar no cotidiano. Constantemente a programação do dia pode ser surpreendida por novos trabalhos e exigências que costumamos chamar de urgente! Quem nunca chegou pressionando alguém dizendo “resolva esta questão porque é urgente”, que atire a primeira pedra.

Importante saber que desde CEOs, passando por executivos até profissionais que estão começando a carreira, o desafio de organizar a própria agenda para cumprir com metas, prazos e resultados, é uma tarefa que dedica atenção e entendimento mais amplos do que geralmente estamos acostumados a analisar. O desafio de compreender o importante e o urgente para então priorizá-los começa na reflexão sobre o quanto estamos vivendo os mesmos objetivos e metas da empresa. Ao sabermos aonde a empresa deseja chegar e reconhecermos as metas que nos são propostas como parte da estratégia da empresa, o primeiro passo está dado para cumprir os compromissos da agenda.

Todos sabemos o quanto pode afetar nossa vida profissional o não cumprimento com o proposto para o cotidiano empresarial. Assim, meu convite é que você dedique algum tempo para aprender algumas dicas de como começar a se organizar e a sentir-se menos pressionado e tenso ao abrir a agenda do dia.

Qual a diferença entre urgente e importante?

Urgente são as situações/tarefas/metas que são necessárias serem feitas com rapidez. As tarefas indispensáveis e imprescindíveis para que tal situação não se torne iminente de um problema sério ou de causar danos se permanecer naquele estado de “não resolução”. As tarefas urgentes se tornam caóticas quando deixadas de lado.

Importante são as situações/tarefas/metas essenciais para que algo planejado seja alcançado por você ou pela empresa. Importante são as tarefas que você deve avaliar como primordiais para que o todo de um projeto, por exemplo, não seja afetado com o descumprimento do item em questão. Geralmente os itens importantes são aqueles que se tornam urgentes quando não executados a tempo pela desorganização da agenda ou pela indefinição de prioridades.

Defina suas metas:

1.específicas

2.mensuráveis

3.atingíveis

4.relevantes

5.temporais

Planeja sua agenda:

. Faça esse planejamento às sextas ou aos domingos

. Marque os compromissos da semana, com tempo de duração e liste as tarefas relacionadas a eles

. Some o tempo de tarefas e compromissos. Apenas 70% do dia deve ser planejado. Os 30% restantes ficam para urgências

. Quem não é um alto executivo deve ter em média 20% do tempo para compromissos e 80% para tarefas.

. Coloque as urgências em primeiro lugar, para não aumentarem.

*Texto postado no meu antigo blog em 06/12/2011.